生成AIツールが部署ごとにバラバラ｜費用・共有・使い方の差を片付ける5つの手順
- 部署ごとにAIツールがバラバラになると、困りごとは費用が増える・成果を共有できない・使い方の差が開くの3つに集まります。
- 答えは「1本に統一」でも「放置」でもなく、主力1つ＋用途別に寄せ、契約と共有の置き場を1つにすることです。
- 片付ける順番は棚卸し → 役割分担 → 契約の整理 → 共有の仕組み → 教育の5段。個人で使っている人を咎めず、使い方を吸い上げるところから始めます。
- Copilot 1本に寄せると決めた会社は、それも1つの答えです。その場合の進め方はCopilot無料版の記事にまとめています。
「部署ごとにClaude、ChatGPT、NotebookLM（現 Gemini Notebook）と、使っているAIがバラバラになってしまった。費用は増えるし、よい使い方が部署の外に出てこないし、使える人と使えない人の差も開いている」。先日、制作系の会社のご担当者から、ほぼこのままの言葉で相談を受けました。
同じ悩みは、この秋の商談で何度も聞いています。この記事は、すでにAIツールが乱立してしまった会社が、どの順で片付けるかだけを書きます。これからAIを入れる会社の進め方は生成AI導入のロードマップに、各ツールの性格の違いは4大AIツールの比較記事に任せます。
1. 結論：1本に統一するより「主力1つ＋用途別」に寄せ、契約と共有の置き場を1つにする
乱立に気づいた会社が最初に考えるのは「1つに統一しよう」です。気持ちはよく分かりますが、全部を1本に揃えると、そのツールが苦手な用途で仕事が止まり、現場はまた個人で別のツールを契約し始めます。かといって放置すれば、費用と知見は散ったままです。
落とし所は、2026年10月の新AIモデルまとめでも書いた「主力1つ＋用途別に1〜2つ」の型に寄せることです。主力は社員全員が毎日使うもの、用途別は理由をはっきり言えるものだけ。そのうえで、ツールが複数あっても次の2つは1つにまとめます。
- 契約と請求の置き場：誰がどのツールをどの契約で使っているかを、1か所で管理する
- 共有の置き場：よい指示文（プロンプト）・できた成果物・AIに読ませる社内資料を、ツールの外の1か所に集める
ここから先は、そこへ寄せていく5つの手順です。
- 棚卸し：誰が・何を・どの契約で・何に使っているかを1枚にする費用共有使い方の差
- 役割分担：主力1つを決め、用途別を「理由つき」で残す費用
- 契約の整理：個人契約を法人の枠に移し、請求と管理を1か所に費用
- 共有の仕組み：プロンプト・成果物・社内資料の置き場を決める共有
- 教育：使い方の差を「部署の業務」で埋める使い方の差
2. なぜ部署ごとにバラバラになるのか：3つの困りごと
乱立は、怠けた結果ではありません。たいていは「現場が自分で試して、使えるものを見つけた」結果です。部署ごとに業務が違えば、合うツールも違います。困るのは、その状態が誰にも見えないまま広がることです。商談で聞いた話を、3つの困りごとに分けて並べます。
困りごと1：費用が見えないまま増える
部署の予算や個人の経費精算でバラバラに払っていると、会社全体でいくら使っているかを誰も知りません。同じ人が2つのツールに払っていたり、使われていない席が残っていたりしても気づけません。冒頭の制作系の会社では、ツールの乱立とライセンス費用の増加、共有や権限の管理の設計が手つかずのまま、という状態でした。
困りごと2：よい使い方が部署の外に出ない
ある部署で生まれたよい指示文や、うまくいった成果物が、別のツールを使っている隣の部署には伝わりません。ツールが違えば共有の機能も違うので、「あっちのやり方を真似したい」が起きにくくなります。
困りごと3：使える人と使えない人の差が開く
自分で有料版を契約して使いこなす人がいる一方で、ほとんど触っていない人もいます。この差は時間とともに広がります。
- 機械のリース・レンタル業（100〜300名規模）：上位版のCopilotを持つのは1名だけ。ほかの社員はGeminiやChatGPTを個々にバラバラに使っている。
- 製造業：1人の担当者だけが会社に有料版を用意してもらい、毎日使っている。ほかの社員はほとんど使っていない。
- 製造業（300〜499名）：事業所や部署ごとに個別に進んでいる。「部署ごとにバラバラに進めるより、考え方や基礎のレベルを揃えたい」「どの環境なら安全かがあいまいで、利用を広げる壁になっている」。
- 電気・電子機器（100〜300名規模）：「社内にAIのライセンスもルールもなく、個人任せの状態」。
どの会社も、出発点は「誰かが使い始めた」です。そこで次の手順1では、まず全体を見えるようにします。
3. 手順1 棚卸し：誰が・何を・どの契約で・何に使っているかを1枚にする
最初にやるのは、いまの利用状況を1枚の表にすることです。ここを飛ばして「今日から○○に統一」と決めると、見えていない使い方を切り捨ててしまいます。
棚卸し表の列
| 部署 | ツール | 契約の種類 | 請求の出どころ | 使っている業務 | 入れている情報の機密度 |
|---|---|---|---|---|---|
| 営業部 | ChatGPT | 個人の有料版 | 経費精算 | 提案書のたたき台、メール文 | 顧客名を含む（中） |
| 総務部 | NotebookLM | 会社のアカウント | 会社の契約 | 社内規程への質問対応 | 社内限り（中） |
| 開発部 | Claude | 部署で法人契約 | 部署予算 | コードの修正、仕様書の整理 | ソースコード（高） |
※ 記入例です。ツールの名前ではなく「何に使っているか」と「何を入れているか」の列がいちばん大事です。
- 契約の種類：無料版・個人の有料版・会社の法人契約のどれか。無料版で業務に使っている人も拾います。
- 請求の出どころ：経費精算・部署予算・会社の契約のどこから払っているか。経理の精算データを見ると、個人契約が見つかります。
- 入れている情報の機密度：顧客情報やソースコードを入れているかどうか。手順3の「どこまで法人の枠に移すか」の優先順位になります。
個人で使っている人を咎めない
会社が把握していないAIの利用は「シャドーAI」と呼ばれます。危険性の説明は情シス向けの記事に譲り、ここでは見つけた後の扱い方だけを書きます。
大事なのは、申告した人を責めないことです。個人でお金を払ってまで使っている人は、社内でいちばん使い方を知っている人でもあります。カトルセが最近お会いした、ある団体の担当者も、ChatGPTの有料版を個人で契約して業務に使っていました。こうした人の使い方は、手順4の「共有の置き場」に最初に並べる材料になります。棚卸しを「取り締まり」にすると申告されなくなり、表は埋まりません。
- 情報システム部門かDX推進の担当が取りまとめ、各部署から1人ずつ協力者を出してもらう。
- 「使っていたら罰する」ではなく「使い方を教えてほしい」と頼む。
- 完璧を目指さない。一度まとめたら次の段へ進み、あとで足す。
4. 手順2 役割分担：主力1つを決め、用途別を「理由つき」で残す
棚卸し表ができたら、どれを主力にし、どれを用途別として残すかを決めます。
主力の決め方：社員が毎日開く場所とデータの扱い
主力は「全員が毎日使うもの」なので、性能の比較より社員が毎日開いている場所で決めるのが自然です。Microsoft 365が中心の会社と、Google Workspaceが中心の会社とでは、日々の資料やメールとのつながり方が違います。もう1つの軸はデータの扱いで、社内の情報を入れてよい契約で使えるかどうかです。各ツールの性格の違いは比較記事で確かめてください。
用途別に残すのは「理由を1行で書けるもの」だけ
主力以外のツールは、理由を1行で書けるものだけを残します。たとえば次のような書き方です。
- 「長い資料を読み込ませて整理する作業が多いので、開発部と企画部は○○を使う」
- 「コードの修正に使うので、開発部は○○を使う」
- 「社内の規程や手順書から答えを引くので、総務部は○○を使う」
理由が書けないツールは、主力で代わりが利くことが多いので、整理の候補にします。逆に、理由がはっきりしているツールを「統一のため」に取り上げると、現場は個人契約に戻ります。
決めかねるときは、比べてから決めるのも1つの方法です。カトルセが最近お会いした製造業（100〜299名）の会社は、ChatGPT・Gemini・Claudeを少数のライセンスずつ契約し、1年かけて評価しているところでした。比べる期間と評価の観点を先に決めておけば、試用そのものが棚卸しと役割分担の材料になります。
5. 手順3 契約の整理：個人契約を法人の枠に移し、請求と管理を1か所に
役割が決まったら、契約を整えます。目標は、業務で使うツールをすべて会社の法人向けプランの枠に入れ、請求と管理を1か所にまとめることです。
個人向けと法人向けで、業務上なにが違うか
料金の数字は契約や時期で変わるので、ここでは機能の違いだけを並べます。2026年10月時点で、Claudeの料金ページで確認できた内容を例にしています。
| 観点 | 個人向け（無料・個人の有料版） | 法人向けプラン（例：Claude Team・Enterprise） |
|---|---|---|
| 入力データの学習利用 | 個人の設定しだい | 既定で学習に使わない |
| ログイン | 個人のアカウント | シングルサインオン（SSO。会社のIDでまとめてログイン） |
| 請求と管理 | 人ごとにバラバラ（経費精算など） | 請求と管理を一元化 |
| 共有 | 基本は個人で使う | プロジェクトの共有と共同作業 |
| 監査ログ・ID連携（SCIM） | なし | Enterpriseのみ（Teamにはない） |
※ 出典：Claudeの料金ページ（2026年10月25日に確認）。ChatGPT・Gemini（Google Workspace）・Microsoft 365 Copilotの法人向けプランの機能は、各社の法人プランの案内で確認してください。無料版・個人の有料版・法人向けの違いの全体像は、新AIモデルまとめの7章で整理しています。
業務の観点では、「社内の情報を入れる」「チームで使う」なら法人向けプランが前提です。手順1の表で「機密度が高い」と書いた行から優先して、法人の枠に移します。移し終えたら、個人契約の経費精算は受け付けない、と決めます。
認めるツールの一覧を、規程の別表として持つ
役割分担の結果は、「会社が認めるAIツールの一覧」として残します。ツール名・契約の種類・使ってよい部署と用途・入れてよい情報の範囲を書いた表です。これをAI利用規程の別表にしておくと、新しいツールを使いたいときの手続きも決めやすくなります。規程の条文や作り方はAI利用規程の記事に、入れてはいけない情報の決め方はガイドラインの記事にまとめています。
カトルセが最近お会いした50名前後の商社系の会社では、ChatGPT・Gemini・Copilot・NotebookLMを併用しながら、「使ってよいAIツール」と「新しく使うときの承認の手続き」を社内ルールで決めていました。ツールの数が多くても、一覧と手続きがあれば会社として把握できます。
Copilot 1本に寄せたい会社は
Microsoft 365を全社で使っていて、管理のしやすさを最優先にするなら、Copilot 1本に寄せるのも筋の通った判断です。その場合は「主力1つ＋用途別」の用途別をあえて持たず、Copilotでできる業務を固めることになります。何ができて、どんなときにほかのAIを認めるべきかは、Copilot無料版でできる業務10選で整理しています。
6. 手順4 共有の仕組み：プロンプト・成果物・社内資料の置き場を決める
契約を整えても、よい使い方が部署の中に閉じたままでは、困りごと2は解けません。ツールが複数あっても、次の3つの置き場は1つに決めます。
- 型（指示文）：「議事録の要約」「提案書のたたき台」など、うまくいった指示文。どのツールで試したかも添える
- できた成果物：AIで作った資料や手順書の見本。「ここまでできる」が伝わる
- AIに読ませる社内資料：規程、手順書、製品資料など。どの資料をAIに入れてよいかも一緒に決める
ツールの中の共有機能と、ツールの外の置き場
法人向けプランには、プロジェクトの共有など、チームで使うための機能があります。同じツールを使う部署の中ではこれを使います。ただし、ツールの中の共有は、別のツールを使う部署からは見えません。そこでツールの外にも共通の置き場を持ちます。社内ポータルの1ページでも、スプレッドシート1枚でも構いません。大事なのは「ここを見れば全社の型がある」という場所が1つあることです。
社内の資料をAIで引けるようにする仕組みを作るなら、社内FAQのAI化やDifyとNotebookLMの違いの記事が参考になります。NotebookLM（現 Gemini Notebook）の現在の機能と、Google WorkspaceとMicrosoft 365の選び方は、Gemini Notebookの記事で解説しています。
社内の分科会で回す
置き場を作っても、放っておけば更新が止まります。部署から1人ずつ出てもらうAIの分科会（社内コミュニティ）で、月に1回、新しい型を持ち寄って置き場に足すのが続けやすい形です。
- 冒頭の制作系の会社：社内でAIの分科会を運営していて、全社で使える共有の仕組みを作りたい。ただ、セキュリティの制約で入れられる情報が限られ、ナレッジが溜まらない。
- 約30名の会社：複数のAIツールとRPA（定型作業の自動化ツール）を導入済みで、ツール同士の連携と統制が課題。カトルセからは、社内に推進チームを立ち上げ、ツールを選ぶ基準を作るところから始める案をお出ししました。
「入れられる情報が限られてナレッジが溜まらない」は、手順3の「入れてよい情報の範囲」と表裏です。範囲があいまいだと、安全側に倒して何も入れなくなります。入れてよいものを具体的に書くと、置き場は育ち始めます。ベテランのノウハウのように、そもそも文章になっていない知識を置き場に入れたい場合は、技能伝承をAIで進める方法も参考にしてください。
7. 手順5 教育：使い方の差を「部署の業務」で埋める
最後は、困りごと3の「使い方の差」です。ツールと置き場を揃えても、使う人の差は自然には縮みません。
全員に同じ基礎を1回、そのあと部署の業務で
教育は2段で考えます。まず全員に同じ基礎を1回。入れてよい情報、指示の出し方の基本、会社が認めたツールの使い方です。そのうえで部署ごとの業務で使い方を落とし込みます。営業なら提案書、総務なら規程への問い合わせ対応、というように、自分の仕事で試さない限り使い方は身につきません。
- 製造業（300〜499名）：「部署ごとにバラバラに進めるより、考え方や基礎のレベルを揃えたい」。
- ある会社：社内のAI活用のレベルがバラバラで、有料版を使う人・独学の人・使っていない人が混在している。
- 機械メーカー（100〜299名）：カトルセからは、シャドーAI対策として「会社が使えると決めた環境についての基礎教育」と「部署ごとの使い方の落とし込み」を組み合わせる案をお出ししました。
教える人を社内に作る
外部の研修だけで終わると、半年後には元に戻ります。手順1で見つけた「個人で使いこなしている人」や、手順4の分科会のメンバーを、部署の中で教える役にします。研修後に現場へ定着させる進め方は、研修後90日で業務に定着させるロードマップにまとめています。
研修を使う場合
部署ごとの業務に落とし込む研修として、カトルセでは職種別の講座を用意しています。職種別AI研修シリーズ（全9講座・各11時間）。受講料は全講座共通で1名あたり36万円（税抜）。ライブ形式（対面／オンライン同時双方向）のため人材開発支援助成金の活用をご検討いただけます。支給の可否は都道府県労働局の審査で決まります。申請手続きは社会保険労務士の独占業務のため、必要な場合は提携社労士をご紹介します。講座の一覧は法人向け生成AI研修にあります。助成金で自社が中小企業に当たるかどうかの判定は、人材開発支援助成金の中小企業・大企業の判定の記事で解説しています。
8. カトルセの支援：棚卸しから共有の仕組みづくりまで
5つの手順は、社内だけでも進められます。ただ、棚卸しの取りまとめや、部署をまたぐ推進チームの立ち上げは、通常業務の片手間では止まりがちです。カトルセでは次の形でお手伝いしています。
- AI顧問：棚卸し・役割分担・認めるツールの一覧づくり・推進チームや分科会の立ち上げを、貴社専用の外部AI推進室として伴走します。
- 生成AI研修：全員に共通の基礎と、部署ごとの業務での使い方を、御社で使えるAIで演習します。法人研修の受講者は累計2,000名以上です。
- 生成AI開発：社内資料をAIで引ける検索の仕組みなど、共有の置き場を支える基盤を作ります。
まずは現在地を知りたい場合は、10問で個人と組織のAI活用の状況がわかる生成AI活用レベル診断（無料）をお使いください。部署ごとに回答してもらうと、使い方の差がそのまま見えます。
よくある質問
生成AIツールは1本に統一したほうが安いのではありませんか？
席の数だけを見れば、安くなることがあります。ただ、1本に寄せると、そのツールでは手間のかかる用途（長い資料の整理、コード、社内資料からの回答など）が抜け、結局また個人での契約が増えがちです。主力1つを全員に、用途別のツールは理由を書けるものだけを必要な人に、という形にすると、費用を抑えながら用途の抜けも防げます。
個人で有料版を契約して業務に使っている社員は、どう扱えばよいですか？
まず咎めずに、棚卸しで申告してもらい、何に使っているかを聞きます。その使い方は全社の型の材料になります。そのうえで、業務で続ける使い方は法人向けプランの枠に移し、個人契約の経費精算はやめる、という順で進めます。いきなり禁止すると、申告されないまま使われ続けます。
NotebookLMだけを使いたい部署があります。認めてよいですか？
理由を1行で書けて、入れる情報が社内のルールに合っていれば、用途別のツールとして残してよいと考えます。たとえば「社内の規程や手順書を読み込ませて質問に答えさせる」は、はっきりした用途です。会社の契約の中で使っているか、個人のアカウントで使っていないかは確認してください。
Copilotが入っているのに、ほかのAIも使ってよいですか？
会社の方針しだいです。Copilotを主力にして足りない用途だけほかのAIを認める会社もあれば、Copilot 1本に寄せる会社もあります。Copilot 1本でどこまでできるか、ほかのAIを認めるときの判断基準は、Copilot無料版の記事で整理しています。
棚卸しは誰がやればよいですか？
情報システム部門かDX推進の担当が取りまとめ、各部署から1人ずつ協力者を出してもらうのが進めやすい形です。経費精算のデータを見られる経理の協力があると、個人契約の洗い出しが早くなります。完璧を目指さず、一度まとめたら次の段へ進みます。
まとめ ── 統一するのはツールではなく、契約と共有の置き場
- 乱立の困りごとは3つ。費用が見えないまま増える、よい使い方が部署の外に出ない、使い方の差が開く。
- 1本に統一せず「主力1つ＋用途別」。主力は社員が毎日開く場所とデータの扱いで決め、用途別は理由を1行で書けるものだけ残します。
- 手順は5段。棚卸し → 役割分担 → 契約の整理 → 共有の仕組み → 教育。個人で使っている人は咎めず、使い方を吸い上げます。
- 契約は法人の枠に、共有はツールの外の1か所に。認めるツールの一覧は規程の別表として持ちます。
- Copilot 1本も1つの答え。その場合はCopilot無料版の記事の進め方で。
まずは手順1の棚卸し表を、来週の会議で1枚作るところから始めてみてください。進め方に迷ったら、お問い合わせからご相談ください。
※ 本記事は2026年10月25日時点で確認した情報にもとづいています。Claudeの法人向けプランの機能はClaudeの料金ページで2026年10月25日に確認しました。ChatGPT・Gemini・Microsoft 365 Copilotの法人向けプランの機能・料金は、各社の法人プランの案内をご確認ください。商談でうかがった内容は、企業が特定されないよう業種と規模だけを記しています。本記事に登場する製品名・サービス名は、それぞれの提供元の商標または登録商標です。